Kontakte

Der Reiter Kontakte hält die Personen und Organisationen, mit denen du zu tun hast — und zeigt zu jeder, was das Archiv über sie weiss: Mails, Dokumente, offene Aktionen, Aufgaben, Termine. Das ist der Unterschied zu einem Adressbuch: der Wert eines Kontakts ist hier nicht die Adresse, sondern alles, was an ihm hängt.

Ein Kontakt liegt im Faktenjournal des Archivs, wie ein Dokument oder eine Aufgabe — mit Herkunft je Feld (du, Google, Import, KI), mit Verlauf (die alte Nummer ist eine ältere Zeile) und mit Ctrl+Z für jeden Klick. Gelöscht wird nie: ein Kontakt bleibt an seinen Belegen und wird höchstens archiviert.

Der Reiter#

Drei Spalten, von links nach rechts:

• Die Leiste: Alle, Personen, Organisationen, deine Tags, Dubletten mit Zahl, unter Aus Google die anderen Kontakte, Archiv.
• Die Liste: Name, Organisation, Mail, Telefon, Tags — Buchstabenanker am Rand, die Suche wie überall (/), mit typ:person, tag: und feld:wert für jedes Kontaktfeld.
• Die Seite: Initialen oder Bild, der Name gross, darunter Chips für Mail, Telefon und Anschrift mit Aktionen (Mail verfassen, Karte, kopieren), dann die Maske mit allen Feldern, die Tags, die Notizen — und Aus dem Archiv: die jüngsten Gespräche mit dieser Adresse (ein Klick öffnet sie im Mail-Reiter, Alle Mails mit … zeigt alle), Dokumente mit dem Namen, offene Aktionen, Aufgaben, Termine, zuletzt Kontakt am ….

Person und Organisation#

Eine Person hat Anrede, Titel, Vor- und Nachname, weitere Vornamen, Namenszusatz, Spitzname, Pronomen, eine Organisation (ein Verweis auf eine Organisation im Bestand) mit Position, Abteilung und Zeitraum, Mail, Telefon, Anschrift, Web, Geburtstag (das Jahr darf fehlen), Sprache und Beziehungen zu anderen Kontakten.

Der Name, den Liste und Seite zeigen, wird aus den Namensteilen gerechnet: Vorname, weitere Vornamen, Namenszusatz, Nachname — wie Google ihn bildet; ohne diese der Spitzname, dann die erste Mail. Änderst du einen Namensteil, folgt der Titel der Seite schon beim Bearbeiten (sobald du das Feld verlässt oder Return drückst), die Liste nach dem Speichern. Einen eigenen Namen setzt du in der Maske nicht; die Verwaltung schreibt den gerechneten als display_name ins Journal mit.

Eine Organisation hat Name, Rechtsform, Branche, Mail, Telefon, Anschrift, Web, USt-IdNr., Steuernummer, IBAN, BIC und deine Kundennummer dort. Die IBAN wird geprüft (Mod 97), die USt-IdNr. nach dem Format ihres Landes.

Eigene Felder trägst du im Vokabular ein, unter # Contact fields (sprechzeiten: text, Typen text, email, phone, address, url, date, reference) — und unter # Contact templates, welche Felder die Maske für eine Sorte zeigt (arzt: organization, phone, address, sprechzeiten). Ein Feld ausserhalb der Vorlage bleibt stehen; ein umbenanntes Feld ist ein neues, der Prüfstreifen warnt.

Mehrwertige Felder#

Mail, Telefon, Anschrift, Web und Beziehungen können mehrere Werte haben, jeder mit einem Etikett: privat, beruflich, mobil, fax — oder einem eigenen, das du unter Einstellungen → Kontakte anlegst. Der erste Wert ist der bevorzugte; im Journal steht das Feld als eine Zeile (wert (etikett); wert (etikett)), lesbar mit jedem Editor.

Telefonnummern werden nach dem Standardland gelesen (Einstellungen → Kontakte: Deutschland oder Schweden): 05251 123456 ist dann +49 5251 123456, angezeigt bleibt die vertraute Schreibweise.

Dubletten und Zusammenführen#

Einen Kontakt gibt es nur einmal — und jeder Weg, einen anzulegen (von Hand, aus einer Mail, aus einem Import, aus dem Chat), fragt zuerst: gibt es den schon? Gleicher Vor- und Nachname heisst ja; dann wird nicht neu angelegt, sondern ergänzt und gesagt, wo. Eine gleiche Mailadresse oder Telefonnummer allein reicht dafür nicht — sie macht nur einen Vorschlag. Der Abgleich mit Google legt nie still zusammen: jeder Google-Kontakt wird ein eigener Kontakt, Doppelte stehen unter Dubletten.

Die Sicht Dubletten in der Leiste zeigt die gerechneten Kandidaten in drei Stufen: sicher (gleicher Vor- und Nachname), wahrscheinlich (ähnlicher Name und gleiche Mail, Nummer, Organisation, gleicher Ort oder gleiche Maildomain), vielleicht (nur ähnlicher Name, oder nur gleiche Mail bzw. Nummer — Eheleute teilen oft Festnetz und Postfach). Die Karte je Paar stellt die Felder nebeneinander, mit Herkunft; Zusammenführen lässt den einen im anderen aufgehen (ein Klick, ein Ctrl+Z — der alte bleibt als Alias erreichbar), Nicht dieselbe merkt sich das Paar, damit es nie wieder vorgeschlagen wird. Zusammengeführt wird nie ohne Klick — auch nicht von der KI und nicht vom Google-Abgleich.

Google verbinden#

Kontakte benutzen dasselbe Google-Konto wie Kalender und Mail — mit einer Berechtigung mehr. Unter Einstellungen → Konten, in dieser Reihenfolge:

1. Tresor anlegen oder entsperren, falls noch nicht geschehen — derselbe wie beim Kalender, siehe Kalender, Google verbinden.
2. Client-Datei hinterlegen — dieselbe wie beim Kalender. Neu dazu, einmalig in der Google Cloud Console:
   • unter APIs & Dienste → Bibliothek die People API aktivieren,
   • unter Google Auth Platform → Datenzugriff den Bereich contacts hinzufügen (https://www.googleapis.com/auth/contacts; Google stuft ihn als sensibel ein — für das eigene Konto ein Warnbildschirm mehr), dazu userinfo.profile (Name und Bild des Kontos, nicht sensibel — für dein eigenes Bild, siehe Fotos). Eine neue Client-Datei braucht das nicht.
3. freigeben … in der Spalte Kontakte des Kontos, dessen Adressbuch du hier sehen willst. Der Browser öffnet sich mit der Anmeldung bei Google; bestätige den Zugriff auf die Kontakte. Danach steht in der Spalte „schreibt", und der Erstabgleich läuft: jeder Google-Kontakt wird ein eigener Kontakt. Gibt es jemanden schon, steht das Paar unter Dubletten — zusammengeführt wird erst mit deinem Klick. Ein Kontakt, der hier schon eine sichere Dublette bei Google hat, wird bis dahin nicht noch einmal zu Google geschickt.

Ein neues Konto verbindest du mit Konto hinzufügen … → Google — das Häkchen Kontakte fragt Kontakte gleich mit an. Unter Einstellungen → Kontakte stehen dann der Abgleich je Konto (Beide Richtungen oder Nur lesen), wohin neue Kontakte gehen, der Import und die Darstellung; liest noch kein Konto Kontakte, führt Kontakte freigeben … dort gleich zur Anmeldung.

Der Abgleich läuft in beide Richtungen (je Konto umstellbar auf Nur lesen): was du hier änderst, geht zu Google; was du bei Google oder auf dem Telefon änderst, kommt als Journalzeile mit Herkunft google — also mit Ctrl+Z. Ändern beide dasselbe Feld, zeigt die Karte beide Werte und du wählst. Der Nutzer gewinnt: einen Wert, den du selbst gesetzt hast, überschreibt Google nie still. Löschen bei Google archiviert hier; Archivieren hier löscht bei Google nicht. Fotos kommen nur von Google herein (siehe Fotos). Für das Telefon ist Google der Weg ins Adressbuch — die Anruferkennung kennt dann deine Kontakte.

Fotos#

Hat ein Kontakt bei Google ein Foto — im Adressbuch gesetzt oder das Profilbild seines Google-Kontos —, holt der Abgleich es und zeigt es in der Liste und auf der Seite, wo sonst die Initialen stehen. Googles Platzhalter mit dem Anfangsbuchstaben ist kein Foto; dann bleiben die Initialen. Fährt man auf der Seite mit der Maus über das Bild, steht dort, woher es kommt („Foto aus Google · adresse").

• Ändert sich das Foto bei Google, kommt das neue mit der nächsten Runde. Nimmt Google es weg, geht es auch hier.
• Ein eigenes Bild (Bild aus Datei …, Bild aus der Zwischenablage) überschreibt Google nie. Hat Google danach ein anderes Foto, steht im Kopf „1 Konflikt" — dein Bild bleibt. Nimmt Google seines weg, bleibt deines ohnehin.
• Hinaus geht kein Foto: ein Bild, das du hier setzt, bleibt hier — es wandert nicht in dein Google-Adressbuch und von dort auf jedes Telefon.
• Ein Foto aus Google steht im Verlauf wie jeder Wert aus Google, mit dem Konto als Herkunft.
• Beim ersten Start nach dem Update liest der Abgleich jedes Konto einmal ganz (unten in der Leiste „Kontakte abgleichen: …") — so bekommen auch die Kontakte, die schon da sind, ihr Foto.

Dein eigenes Bild — das Profilbild deines Google-Kontos, für dich als Absender im Mail-Reiter — holt die App einmal am Tag. Dafür braucht das Konto die Berechtigung Name und Bild (profile): ein Konto, das du vor dem 28.09.2026 verbunden hast, bekommt sie mit Einstellungen → Konten → Neu verbinden und der Bestätigung im Browser.

Organisationen: bei Google ist die Firma einer Person nur ein Text. Hier wird daraus ein Verweis auf eine Organisation — die mit demselben Namen, sonst legt der Abgleich sie an (Herkunft google). Sie steht dann unter Organisationen und geht nicht als eigener Kontakt zu Google, solange du nichts an ihr änderst. Benennst du die Organisation hier um, bekommen alle Personen bei Google, die zu ihr gehören, den neuen Namen.

Hinweise: was der Abgleich nicht übernehmen kann — eine Webadresse ohne https://, eine Telefonnummer mit Buchstaben, ein Kontakt ohne jede Angabe — lässt er als Feld beziehungsweise Kontakt aus; der Rest des Kontakts kommt. Im Kopf des Reiters steht dann „3 Hinweise", ein Klick zeigt die Sätze, und sie stehen im Protokoll. Korrigierst du den Wert bei Google, kommt er mit der nächsten Runde.

Andere Kontakte (Google)#

Gmail merkt sich von selbst jede Adresse, an die du zum ersten Mal schreibst — sie steht dann nicht in deinem Adressbuch, sondern bei Google unter Andere Kontakte. Geprüft wird dabei nichts: die Wegwerf-Adresse eines Käufers von Kleinanzeigen, die noreply-Adresse eines Shops, auf die du einmal geantwortet hast, die Rücklaufadresse eines Newsletters stehen dort wie Menschen.

Die App kann diese Adressen lesen — nur mit deiner Zustimmung, je Konto: unter Einstellungen → Konten, in der Spalte Kontakte, andere Kontakte …; Google fragt im Browser noch einmal nach. Danach:

• Getrennt gespeichert: die anderen Kontakte sind keine Kontakte der App. Sie liegen nur auf diesem Rechner, in einem Zwischenspeicher, den die App im Takt der Kontakte (alle 15 Minuten, Shift+R sofort) auffrischt — nie im Archiv, nie im Verlauf, nie für die KI.
• Geprüft: jede Adresse bekommt, wenn nötig, einen Grund in Worten. Aussortiert wird, was sicher niemanden erreicht oder keine Antwort annimmt — eine Wegwerf-Domain (nach einer gepflegten, frei nutzbaren Liste von über 9.000 Domains, die mit der App kommt), noreply und Verwandtes, Rücklaufadressen von Versanddiensten. Markiert wird, was nur verdächtig ist: eine Adresse wie von einer Maschine (a8f3k2j9x7q1m4p6@…), eine, deren Mail die Echtheitsprüfung nicht bestand, ein Markenname zur falschen Domain, eine Domain, die einer vertrauten ähnelt. Hast du selbst an eine Adresse geschrieben, fallen die Markierungen weg — aussortiert bleibt aussortiert.
• Zu sehen in der Leiste unter Aus Google → Andere Kontakte: oben die vorgeschlagenen (wem du geschrieben hast zuerst), mit Kreis — dem Profilbild aus Google, wenn es eines gibt —, Name, Adresse und Grund; darunter „n aussortiert", zugeklappt mit Zahl und Gründen. Return auf dieser Zeile klappt auf.
• Doch zulassen (Shift+Z, bis zum 29.09.2026 Z): eine aussortierte Adresse, die du trotzdem brauchst, steht dann wieder unter den Vorschlägen — mit ihrem Grund. Shift+Z noch einmal nimmt das zurück. Die Entscheidung gilt im ganzen Archiv, auf jedem Rechner.
• Übernehmen (U): aus der Adresse wird ein Kontakt — mit Namen, allen brauchbaren Adressen, Telefon und Foto, durch den Dublettenabgleich (gibt es die Person schon, wird sie ergänzt). Ctrl+Z nimmt das zurück, die Adresse steht dann wieder unter den anderen.

Beim Schreiben einer Mail stehen die anderen Kontakte unter den Adressfeldern in einer eigenen Gruppe Aus Google · andere Kontakte mit Wolke, unter deinen Kontakten — markierte mit ihrem Hinweis in Gelb, aussortierte gar nicht (die Zeile darunter nennt ihre Zahl). Dasselbe gilt für die Gäste eines Termins. Und die Kreise im Mail-Reiter zeigen das Profilbild aus den anderen Kontakten, wo es sonst nur Initialen gäbe — nie bei einer aussortierten Adresse.

Import#

Unter Einstellungen → Kontakte → Import:

• vCard/CSV importieren … liest eine .vcf (3.0 oder 4.0, auch viele Kontakte in einer Datei, mit Foto) oder eine CSV-Datei von Google oder Outlook — die Spalten werden an der Kopfzeile erkannt.
• Aus den Wissensnotizen übernehmen liest einmalig deine Notizen vom Typ entity/person: den Namen, Mail-Aliasse (aliases mit @), die Aussagen [mail], [telefon], [organisation]. Die Notiz bleibt, wie sie ist; sie bekommt im Frontmatter kontakt: person:<kennung>.

Jeder Import ist eine Vorschlagskarte im KI-Chat: je Kontakt neu, ergänzt oder Dublette, mit Häkchen, angewendet erst mit deinem Klick. Export: Als vCard speichern … im Reiter, für die Auswahl.

Tasten#

Die Ziffern der Bereiche: Alt+1 Leiste (geht auf), Alt+2 Liste, Alt+3 Seite — beim Bearbeiten das erste Feld der Maske; auch aus der Maske und dem Suchfeld heraus (Tastatur).

Die Belegung folgt der Mail-Liste und — seit dem 29.09.2026 — den dokumentierten Tasten von Google Kontakte (?, A, Ctrl+Return, Z). Superhuman, dessen Tasten der Mail-Reiter kennt, hat keine Kontaktverwaltung und dafür keine Tasten; von ihm stammt nur die Idee, auf der Seite eines Kontakts die letzten Gespräche zu zeigen und mit einem Klick alle Mails mit ihm zu finden (Shift+M). Alle Tasten lassen sich in den Einstellungen umbelegen; die Tastenvorlage Outlook gibt den Kontakten die Tasten von Outlook für Personen (Ctrl+N neu, Shift+E bearbeiten, Entf archivieren, Ctrl+E suchen), Ohne Einzeltasten nimmt alle Buchstaben weg.

Aus dem Archiv auf der Seite eines Kontakts nennt die fünf jüngsten Gespräche mit ihm — von ihm oder an ihn; ein Klick öffnet das Gespräch im Mail-Reiter. Darunter Alle Mails mit …: dasselbe wie Shift+M.

Absender und Person#

Im Mail-Reiter zeigt die Seite rechts zum Absender die Person aus den Kontakten, wenn es sie gibt — sonst Als Kontakt anlegen, das durch den Dublettenabgleich geht. Im An-Feld beim Verfassen kommen die Vorschläge zuerst aus den Kontakten, dann — gekennzeichnet — aus den anderen Kontakten von Google, zuletzt aus den Mails. Im Kalender wird ein Gast mit Adresse zur Person; der Eingang schlägt Kontakte aus Signaturen als Karte vor.

Was die KI sieht#

Der KI-Chat kann Kontakte suchen (find_contacts), einen lesen (read_contact), die gerechneten Dubletten ansehen (find_duplicate_contacts) und Kontakte oder ein Zusammenführen vorschlagen (propose_contacts, propose_contact_merge) — angewendet wird nur mit deinem Klick.

Was sie dabei sieht, bestimmst du unter Einstellungen → Rechte und Zugriff → Für die KI sichtbar: Kontakte, je Feldgruppe: Vorgabe sind Name, Organisation und Mail; Telefon, Anschrift, Geburtstag, Notizen und weitere Angaben (Bank- und Steuerdaten, Beziehungen, eigene Felder) erst nach deinem Häkchen. Ein Kontakt mit dem Tag privat ist für die KI nie da — kein Häkchen ändert das. Die Grenze setzt das Programm, nicht der Prompt: was gesperrt ist, steht in keiner Antwort, genannt wird nur, wie viel gesperrt ist.

Was fehlt#

• CardDAV (Nextcloud, iCloud) — vorerst nur Google.
• Visitenkarten scannen — ein Scan im Eingang wird noch kein Kontakt.
• Geburtstagskalender im Kalender-Reiter.
• Der Kontaktkopf in der Wissensnotiz — die Notiz entity/person bleibt freiwillig daneben, ohne Anzeige der Journaldaten.
• Das Telefon zeigt die Kontakte noch nicht; der Weg dorthin ist Google.
• Die anderen Kontakte am Telefon — sie liegen nur auf dem Rechner, der sie geholt hat.